No universo corporativo, termos como ERP e Gestão de Processos despertam curiosidade e, muitas vezes, geram dúvidas. Estas ferramentas têm a mesma função? Preciso de ambas para organizar a minha empresa? Se já utilizo um ERP, necessito implementar uma solução de gestão de processos?
O artigo de hoje tem o objetivo de responder a essas perguntas. Mas vamos por partes.
ERP (Enterprise Resource Planning)
O ERP é uma plataforma integrada de gestão empresarial, tem um custo inicial alto, implementação de médio a longo prazo e é responsável por unificar todos os processos de negócio em uma única estrutura. Ele fornece ferramentas para gerenciar finanças, recursos humanos, produção, estoque, entre outros aspectos.
Sua atuação é vertical, voltada para as funções de negócios e para as entregas legais, controlando o registro dos dados, facilitando a geração de relatórios e indicadores apoiando os gestores em suas tomadas de decisão.
Gestão e Automação de Processos
Uma solução de Gestão de Processos é um sistema que tem como objetivo simplificar e agilizar os processos de negócios de uma organização, além de melhorar sua eficiência. O custo deste sistema é distribuído ao longo da sua implementação e as funcionalidades são disponibilizadas em ciclos, proporcionando uma utilização quase imediata do sistema. Esse tipo de solução possibilita que uma empresa organize, implemente, execute, monitore e aperfeiçoe seus processos de trabalho, reduzindo a chance de erros.
A Gestão de Processos pode ser aplicada em uma ampla gama de operações, desde processos administrativos simples até fluxos de trabalho complexos que envolvem vários departamentos e sistemas. Seu principal objetivo é eliminar tarefas manuais desnecessárias e melhorar o fluxo de trabalho, tornando os processos de negócios mais eficientes e produtivos. Isso inclui centralizar solicitações e aprovações no sistema de automação, em vez de usar plataformas de mensagens ou e-mail.
Por exemplo, ao invés de enviar um e-mail para o gestor com informações sobre uma viagem, que depois precisam ser encaminhadas para as áreas responsáveis, a solução de Gestão de Processos pode coletar os dados necessários, solicitar aprovação e distribuir as tarefas para a execução, definindo prazos e permitindo acompanhar o progresso das atividades. Isso economiza tempo, minimiza a chance de erros e aumenta a transparência do processo.
Qual a diferença entre ERP e Gestão de Processos?
O ERP concentra-se primariamente na automação de atividades relacionadas à administração empresarial e seus respectivos módulos. Por exemplo, quando falamos sobre o módulo de controle financeiro, funções como contas a pagar e receber, fluxo de caixa e integrações com o banco estão incluídas nele. Essa verticalização permite que cada área execute suas tarefas e, caso haja um impacto em outra seção, os dados são registrados nesse outro módulo para continuidade dos trabalhos da empresa. Um exemplo disso é quando uma nota fiscal de venda é gerada, todos os dados fiscais e a provisão de recebimento são registrados.
Por outro lado, o foco da Gestão de Processos reside no mapeamento e aprimoramento dos processos, na automação de ações não atendidas pelo ERP e na promoção da colaboração entre todas as áreas. Um exemplo disso é o processo de onboarding de um novo colaborador, que exige a ação conjunta e sincronizada de áreas como departamento pessoal, treinamento, infraestrutura, facilities e benefícios para que o novo funcionário possa iniciar suas atividades com toda a documentação, conhecimentos e recursos necessários.
Em resumo, o ERP é responsável pelo registro de informações com um enfoque fiscal e contábil, enquanto a Gestão de Processos se concentra na compreensão e otimização das operações empresariais.
Entendendo a importância da Gestão de Processos em conjunto com o uso de ERP
Como foi detalhado no tópico anterior, os sistemas têm focos diferentes. No entanto, o mais importante é compreender o seguinte: embora possam ser usados de forma independente, eles são essencialmente ferramentas complementares.
Ao utilizar exclusivamente o ERP, uma série de atividades que não são suportadas por ele ficarão descobertas, levando os departamentos a adotar uma variedade de ferramentas para atender às suas necessidades, muitas vezes sem considerar uma solução que beneficie a empresa como um todo. Isso pode resultar no uso de soluções gratuitas, planilhas, e-mails e plataformas de mensagens, comprometendo a rastreabilidade e a governança.
Portanto, usar um ERP combinado com a Gestão de Processos e Tarefas proporciona fluidez na entrada de dados da empresa, oferece maior controle das informações e possibilita a flexibilidade necessária para melhorar os processos internos.
Conclusão
Se a sua empresa já tem um ERP, ela vai se beneficiar muito de utilizar um software para automatizar os processos e integrar as informações.
Caso a sua empresa não tenha disponibilidade para investir em um ERP, automatizar os processos pode ser muito útil. Essa iniciativa trará mais controle, rastreabilidade e integração entre as atividades, equipes e áreas.
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